Praktische Umsetzung der Empfangspflicht für E-Rechnungen
Ab dem 01.01.2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Uns erreichen immer wieder Anfragen, wie sich nun praktisch E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD anzeigen lassen.
Zunächst müssen wir uns die Begriffsdefinition anschauen: Ab dem 01.01.2025 gelten die gewöhnlichen PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnung, sondern werden als sonstige Rechnung bezeichnet.
Nur Rechnungen welche die Norm EN 16931 erfüllen, gelten als E-Rechnung. In Deutschland sind dafür zwei Formate (XRechnung, ZUGFeRD) mit verschiedenen Vor- und Nachteilen gänging. Es gibt auch noch andere Formate, die aber für kleine Unternehmen eher nicht relevant sind.
Das Thema E-Rechnung betrifft auch nur B2B Umsätze, also Umsätze zwischen zwei Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin wie gewohnt als sonstige Rechnung (gewöhnliches PDF) versendet werden.
Auch muss hier die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 erwähnt werden. Eine gute Übersicht über dieses Thema bietet die IHK Köln auf Ihrer Webseite unter folgendem link.
Welche Formate für E-Rechnungen gibt es?
Zunächst müssen wir uns die zwei Formate für E-Rechnungen anschauen:
- XRechnung
- ZUGFeRD
XRechnung
Bei dem Format XRechnung handelt es sich um eine XML-Datei, die für eine maschinelle Verarbeitung gedacht ist. Um diese zu lesen, benötigen wir ein Programm, das die XML-Daten für uns visuell lesbar darstellt.
Hier sehe ich persönlich den großen Nachteil. Ich kann mir die Rechnung zumindest aktuell nicht mehr per PDF-Viewer anschauen. Der XML-Datensatz kann zwar mit einem Texteditor geöffnet werden, aber die XML-Daten sind nur schwer zu lesen.
ZUGFeRD
Bei dem Format ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF-Datei, die um die XML Datensätze erweitert ist. Das bedeutet, wir können uns weiterhin die PDF-Rechnung in unserem PDF-Viewer wie z.B. Adobe Reader wie gewohnt anschauen.
Der XML Datensatz ist in der PDF-Datei eingebettet und könnte von einer Buchhaltungssoftware ggf. maschinell verarbeitet werden.
Für mich persönlich ist das der große Vorteile der beiden Formate. Wir können uns nach wie vor die PDF-Datei anschauen und haben zusätzlich die Möglichkeit einer automatisierten Verarbeitung.
Jetzt fragen sich viele, wo ist der Nachteil bei diesem Format?
Die im PDF angezeigten Rechnungsdaten könnten abweichen von den XML-Daten. Im Idealfall sollte das natürlich nicht passieren. Es wäre aber möglich, eine Rechnung zu manipulieren, so das die XML-Daten nicht mit den im PDF-Viewer angezeigten Daten übereinstimmen. Wird die Rechnung im weiteren Workflow automatisch verarbeitet, erfolgt dies in der Regel über den enthaltenen XML-Datensatz. Wird dieser nicht mehr von uns geprüft, könnten abweichende Zahlungen die Folge sein.
Welche Möglichkeiten habe ich um XRechnungen anzuzeigen?
Eine Opensource Lösung wäre der Quba-Viewer. Mit diesem kann ich XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen mir visuell anzeigen lassen und auch den XML-Datensatz prüfen.
Die Bedienung erfolgt ähnlich wie bei bisherigen PDF-Viewern.
Der Quba-Viewer wird vom Bundesministerium für Bildung Forschung gefördert und ist aktuell schon sehr weit fortgeschritten. Alternativ gibt es noch die Open XRechnung Toolbox und den Ultramarinviewer.
